Sikker budgetkontrol efter Successiv Princippet

Ny Dansk dokumentation af træfsikkerheden

af Anker Schrøder og Steen Lichtenberg.

Resumé

I perioden 2002 til 2007 har Vejdirektoratet med bistand af Lichtenberg & Partners gennemført budgetkontroller med en procedure baseret på Successiv Princippet af de forventede slutomkostninger for et antal større løbende vejprojekter. For 40 analyser foreligger de faktiske slutomkostninger nu. 

Formålet med analyserne har været dobbelt. Dels at prognosticere de forventede slutomkostninger og dermed reducere budgetoverskridelser, og dels at identificere optimeringsmuligheder på en effektiv måde. Efter at projekterne nu er afsluttet, er de forventede slutomkostninger sammenlignet med de faktiske slutomkostninger. 

Prognosernes beregnede usikkerhed bekræftes fint, jf. figuren nedenfor. Medens den faktiske spredning stemmer med den beregnede, er slutresultaterne i gennemsnit ca. 7 % lavere end de beregnede middelværdier. Dette sidste har en naturlig forklaring, idet projektlederne har bekræftet at de med udbytte har anvendt analyseresultaterne til efterfølgende optimering af projekterne.

Nedenfor beskrives analyseopgaven i detaljer.

Træfsikkerhed med Successiv Princippet

Figur 1  Det ses at slutresultaterne (med rødt) , som ventet i snit er lidt lavere end prognoserne.

Undersøgelsens omfang og formål 

For at forbedre budgetopfølgningen har Vejdirektoratet i perioden 2002 til 2007 med bistand af Lichtenberg & Partners gennemført 72 projekt reviews eller prognoser af projektomkostningerne for en række større løbende vejprojekter efter en procedure baseret på Successiv Princippet. Flere analyser er opfølgningsanalyser af de samme projekter i forskellige faser. De er dog alle foretaget uafhængigt af tidligere analyser, hvorfor de medregnes i denne undersøgelse.

Formålet har været at etablere en mere realistisk forudbestem¬melse af slutomkostningerne og derved at eliminere eller reducere bevillings overskridelser. Analyseresultaterne er desuden blevet anvendt til en løbende optimering af de enkelte projekter. 

Efter at de analyserede projekter nu er afsluttet, er analyseresultaterne sammenlignet med de faktiske slutomkostninger (note 1) . Denne undersøgelser omfatter alle 40 projekter, der er gennemført og afsluttet uden så store ændringer, at de af den grund er faldet uden for analysernes definerede rammer (note 2) . 

Hovedresultater 

Prognosernes middelværdier og beregnede usikkerhed bekræftes fint, jf. figuren ovenfor. Medens den faktiske spredning er nøjagtig som den beregnede (note 3) , er slutresultaterne i gennemsnit ca. 7 % lavere end de beregnede middelværdier. Det må antages, at det er virkningerne af at projektlederne efterfølgende har udnyttet de yderligere muligheder for optimering, som er blevet identificeret af analyserne. Analysernes slutomkostninger synes derfor at fordele sig symmetrisk eller neutralt omkring de beregnede middeltal. 

Af øvrige resultater kan nævnes, at træfsikkerheden synes at være uafhængig af projektstørrelsen. Effekten af projektledernes optimeringstiltag synes derimod at være lidt større ved de store projekter. Og som forventet reduceres usikkerheden i de senere projektfaser.

Andre erfaringer

Prognoserne er i gennemsnit endt med et tillæg på 16 % til VD´s basisoverslag over dokumenterede omkostninger (note 4) . Slutomkostningerne – målt i analysernes prisindeks – er ca. i alt ca. 2,5 mia. kr. (eller som nævnt ca. 7 %) lavere end analysernes middeltal. Dette betyder at slutomkostningerne i størrelsesorden har været omkring 10 % højere end basisoverslaget. Dette svarer tilfældigvis til det klassiske ”10 % tillæg for uforudseeligt”. Samtidig indikerer resultaterne, at analyserne i sig selv antagelig har givet anledning til en betragtelig besparelse.

Analysernes tillæg for uforudseelige omkostninger varierer dog meget. Der synes ikke at være nogen sammenhæng hverken med projektstørrelse eller med hvilken fase projektet har været i. Dog er tillægget stort (i snit ca. 20 %) i projektfase 1 og 2, hvilket jo er meget naturligt. 

Fem af projekterne er mere eller mindre entreret og gennemført under krisen. Disse projekter er i snit afsluttet med 16 – 18 % lavere omkostninger end det beregnede middel.

Det må antages at væsentlige tilbud har været betydelig lavere end tilsvarende tilbud før krisen. Dette har ikke fuldt ud markeret sig i analyserne. Krisens alvor er også på grænsen af analysernes scope, der har undtaget radikale ændringer i samfundsforhold o.l.

Projekterne

Projekterne har varieret fra omkørselsveje og vejkryds til nye motorveje i åbent land samt udvidelse af hårdt trafikerede motorveje. Enkelte projekter blev overtaget fra Amterne i forbindelse med disses nedlæggelse. Projekterne har varieret i størrelse fra knapt 2 mia. kr. til ca. 100 mio. kr. (en enkelt dog kun 50 mio. kr.). Analyserne dækker også de fleste projektfaser, fra VVM undersøgelserne til anlægsfasen. 

Analysernes gennemførelse

Analyserne er gennemført efter Successiv Princippet af varierende analysegrupper. De har bestået af relevante repræsentanter for VD´s rådgivere, men primært af medarbejdere fra forskellige af VD´s afdelinger, typisk i alt 10 – 15 deltagere. De første analysesessioner varede to dage, men løbende effektivisering af analyseprocessen og især forberedelserne muliggjorde kort efter at gennemføre de fleste analyser på en enkelt arbejdsdag (note 5). 

Analyseresultatet rummer - foruden hovedresultatet i form af en middelværdi med tilhørende spredning – en top ti liste over de områder, der rummer de mest lovende optimeringsmuligheder (herunder reduktion af risiko for meromkostninger). Det er konstateret at projektlederne efterfølgende i høj grad har benyttet sig af disse yderligere optimeringsmuligheder.

Analysernes scope

Følgende er generelt inkluderet i analyseresultaterne

  • Prisstigninger indtil analysetidspunktet
  • Alle direkte og indirekte omkostninger forbundet med projektet, herunder projektering, projektledelse, administration, erstatninger, mm.
  • Alle almindeligt forekommende problemer, herunder vejrusikkerhed, jordbundsforhold m.m. Herudover eventuelle muligheder for effektivisering via nye fremgangsmåder, udstyr mv.
  • Konjunkturudsving og usikkerhed på entreprenørmarkedet  (note 6)
  • Der er regnet med en vis fremtidssikring hvad angår miljøforhold, sikkerhed og kørekomfort.
  • Nye omkostningskrævende aktiviteter og udvidelser i forbindelse med det fortsatte projekteringsarbejde.

Følgende er ikke inkluderet i analyseresultatet

  • Force majeure begivenheder.
  • Større udvidelser af projektet, væsentlige nye og i dag ukendte miljøkrav og andre væsentlige nye myndighedskrav. En størrelsesordens-grænse er 10 mio kr pr enkeltforhold. 
  • Væsentlige organisatoriske ændringer af VD.
  • En konjunktursituation, der resulterer i tilbud der samlet overstiger det forventede i usædvanlig grad.
  • Voldgiftsomkostninger og usædvanlige claimssituationer.
  • Den officielle indeksregulering fra analysetidspunktet.
  • Større ændringer fra politiske beslutninger er ikke inkluderet.
  • Effekter af større afvigelser fra den gældende tidsplan (f.eks omkostninger til genstart) er ikke medregnet.

Bestemmelse af undersøgelsens resultater

I alt blev 38 forskellige projekter og projektalternativer analyseret. En del af analyserne er opfølgningsanalyser af de større projekter typisk med 1 til 2 års intervaller. De er alle gennemført helt uafhængigt af de foregående analyser og er derfor medregnet i resultatsættet. I alt er der gennemført 72 analyser. 

En del af projektalternativerne er siden blevet fravalgt. Enkelte projekter har senere undergået så radikale ændringer, at det har ligget uden for de pågældende analysers forudsætninger/scope.  

For resten af analyserne – i alt 40 – foreligger der relevante slutomkostninger. Alle disse indgår i undersøgelsen. Enkelte projekter med senere moderate projektændringer, der har kunnet omkostningsberegnes, er dog medtaget på den måde, at analyseresultatet (middeltallet) er korrigeret med den pågældende indeksregulerede ændringspris. 

Slutomkostningerne for de 40 analyser, der indgår i undersøgelsen, er indledningsvis tilbageført til analysernes prisindeks. 

De indeksregulerede slutomkostninger er dernæst sammenlignet med analysens middelværdi. Differensen, D, mellem slutomkostningen og middeltallet er til slut sammenlignet med den beregnede standardafvigelse, S. Dette forhold D/S er centralt for bedømmelsen af prognosernes træfsikkerhed. 

Hele sættet af disse resultater bør teoretisk gruppere sig omkring D/S = 0 (nul) således at ca. 2/3 af værdierne ligger inden for intervallet D/S = 0 +/- 1, medens de resterende ligger uden for, men kun meget sjældent uden for = +/- 2.

Selve resultaterne

De 40 resultater grupperer sig omkring D/S = -0,6. Det svarer til at slutomkostningerne i gennemsnit blev ca. 7 % lavere end det beregnede middeltal. Tilsvarende ligger 27 af de 40 eller 2/3 af resultaterne indenfor M +/- S, helt i overensstemmelse med teorien.

Konklusioner

Resultaterne tyder på at analyserne sandsynligvis har bidraget til at reducere omkostningerne. Desuden har prognoserne vist sig meget neutrale og træfsikre.

I Norge arbejder man officielt med et arbejdsbudget, der ligger tæt på middelværdien og en reserve på knapt standardafvigelsen, svarende til en ambition om at ca. 80 % af de store projekter skal holde budget. En større ambition antages at ville betyde overbudgettering. Med et sådant princip ville – efter disse resultater – en reserve forblive intakt i det lange løb – ja endda øges lidt (se særlig omtale af Norske tilsvarende resultater).


Noter: 

1. I enkelte tilfælde er slutomkostningerne dog behæftet med en usikkerhed på 1 til 2 %. Den skønnes at være acceptabelt lavere end projekternes almindelige usikkerhed.

2. I nogle få tilfælde, hvor projekter er ændret, eksisterer veldefinerede ændringsomkostninger. Det har muliggjort sammenligninger mellem de korrigerede omkostninger og analysens resultater.

3. 27 af de 40 eller netop 2/3 af resultaterne ligger – som de skal - indenfor middel +/- standardafvigelsen.

4. Ved disse overslag er Vejdirektoratets kalkulationsprogram anvendt. Det bygger på relevante historiske konkrete enhedspriser fra tidligere licitationer.

5. Som en vigtig metodedetalje fremhæves det, at gruppens tredobbelte skøn konsekvent udledtes af de mest ekstreme min og max værdier blandt alle deltagernes skøn. I analysegrupper større end 12 persener anvendtes dog et gennemsnit af de to mest ekstreme min værdier og tilsvarende max værdier. Naturligvis foretages under den efterfølgende successive proces en kontrol for grove fejl eller misforståelser. Denne fremgangsmåde adskiller sig fra at regne med et gennemsnit af max, henholdsvis min værdier. Det er dokumenteret at dette sidste leder til kraftigt undervurderede standardafvigelser.

6. Dog ikke så ekstreme forhold som under den nylige krise. 

Steen Lichtenberg

Dr. Steen Lichtenberg

Lichtenberg & Partners
Baneskellet 16
DK-2950 Vedbæk
Denmark
  • Tlf
  • +45 4586 1048
  • Mail
  • steen (a> lichtenberg.org


Ny dokumentation for træfsikkerhed
I fem år blev alle de danske aktuelle motorvejsbudgetter analyseret. Resultatet for de 40 afsluttede projekter passede perfekt med analyserne.